Etapy współpracy
Zostałeś naszym klientem? Chcesz poznać etapy realizacji Twojego projektu? Zastanawiasz się, czego potrzebujemy aby opublikować Twoją stronę? Ten wpis jest dla Ciebie.
Nie taki brief straszny…
Niezależnie od tego czy zamówiłeś prostą stronę internetową, czy rozbudowany serwis elementem opisującym specyfikację techniczną projektu i zakres naszej pracy jest brief.
To edytowalny dokument PDF, który wysyłamy do maila z zamówieniem. Jest też dostępny na naszej stronie internetowej (o, tutaj!). Po wypełnieniu pól zapisujemy go jako nowy plik pdf i wysyłamy zwrotnie maila do koordynatora Twojego projektu.
Brief jest nam potrzebny, aby:
- poznać Twój gust – wysyłasz nam przykładowe strony, wzorcowe firmy, które mają służyć za inspirację
- poznać możliwości serwisu i jego funkcjonalności
- delegować zadania na poszczególnych członków zespołu infoBrand (zdjęcia, teksty, promowanie)
- ustalić sposób komunikacji i osoby decyzyjne w zakresie przekazywana materiałów, poprawek
- ustalić harmonogram czasowy dostarczenia materiałów
Brief zawiera wiele pytań – nie na każde potrzebujemy odpowiedź. Najważniejsze dla nas to:
- oczekiwane funkcje
- przykłady stron internetowych jako inspiracje
- oczekiwana kolorystyka, wizualizacja, brandbook (?)
- wskazanie terminu wysłania materiałów
Kontakt z koordynatorem
Do twojego zamówienia przypisana jest od początku osoba pełniąca funkcję koordynatora projektu.
Masz możliwość kontaktu z nim na każdym etapie współpracy. W przypadku kiedy nie odbiera, lub ma zajęte – z pewnością oddzwoni.
W sprawach pilnych – jeśli nie masz możliwości kontaktu ze swoim koordynatorem – prosimy o wysłanie maila na bok@infobrand.eu lub o SMS z treścią zapytania na numer 730964114
E-maile to dla nas preferowana forma kontaktu – współpracujemy z systemami organizującymi pracę jak Trello, Slack, czy ClickUp. Integrację z tymi systemami – a co za tym idzie – sprawniejsze wykonanie projektu – umożliwia opieranie się na komunikacji mailowej.
Oczywiście udostępniamy klientowi różne formy kontaktu – w mailu z zamówieniem wykazane są osoby odpowiedzialne za projekt i obsługę Klienta. Staramy się odbierać każdy telefon – czasem jednak zgłoszeń telefonicznych jest tak dużo, że wysłanie do nas zgłoszenia elektronicznie (trello, e-mail, formularz kontaktowy) bezpośrednio przekieruje dane zadanie do osoby odpowiedzialnej za wdrożenie zmiany.
Koordynator pełni rolę osoby delegującej pracę na zespół. Z nim potwierdzacie Państwo dodatkowe wdrożenia, aneksy do umów, zmiany zakresu pracy.
Od czego zaczynamy? ????
Załóżmy, że dokonałeś/aś już opłaty zaliczkowej za zamówienie i oczekujesz na przypisanie koordynatora.
Już wtedy możesz ściągnąć brief ze strony internetowej lub z załącznika zamówienia, wypełnić go i odesłać na maila bok@infobrand.eu
Im szybciej otrzymamy Briefa – tym szybciej zajmujemy się pracą kreatywną – co bezpośrednio wpływa na ogólny czas realizacji. Ważne też jest wskazanie terminu wysłania materiałów – i prawdę mówiąc odpowiednia mobilizacja Klienta do dostarczenia niezbędnych dla nas treści to największe wyzwanie naszego zespołu 😉
Projekt wstępny – strona robocza
W zależności od wybranego wariantu strony internetowej średnio po kilkunastu dniach od otrzymania briefa przedstawiamy:
- wizualizację strony internetowej w linku z Adobe XD (realizacje premium)
- link do strony roboczej
Na podstawie w/w prezentacji oczekujemy w 5 dniowym przedziale czasu informacji zwrotnej od Klienta.
Dokładamy starań, aby wstępna propozycja odpowiadała zapisom w briefie i była zgodna z oczekiwaniami klienta.
Materiały i transze poprawek
Najmniej przyjemna część naszej pracy – i mamy wrażenie, że Klienci zgodzą się z nami w tym aspekcie. Ten wpis powstał na celu, aby przedstawić nasz punkt widzenia na pracę z materiałami Klienta. Opisać najczęstsze wpadki i problemy. Myślę, że gdy Klient zapozna się z niniejszą rozpiską, łatwo będzie zminimalizować w/w nieprawidłowości w etapie projektowym.
Nasza wina? Poprawiamy do skutku ????
Rzecz naturalnie jasna – choć obserwując konkurencję – nie dla wszystkich. Każda nieprawidłowość projektu wynikająca z błędu programistycznego, graficznego, tekstowego – powinna być poprawiona niezwłocznie przez zespół infoBrand bez dodatkowych opłat. Te poprawki nie schodzą też z “transz” poprawek wysyłanych przez Klienta. Testujemy nasze projekty przed publikacją na serwerze końcowym. Czasem jednak zdarzy się niewdzięczny chochlik, który nie został przez nas wyłapany. Okres testowania strony internetowej i możliwość zgłoszenia błędów przez Klienta wynosi 60 dni od momentu publikacji strony WWW.
Nie mamy materiałów / feedbacku? Jesteśmy zblokowani! ????
Często spotykane utrudnienie, które zmuszeni byliśmy ująć w wiążącej nas umowie z Klientem. Przykład?
1. Pan Tomasz zlecił nam wykonanie strony internetowej – teksty, zdjęcia z realizacji miały być dostarczone przez klienta.
2. Wykonaliśmy projekt strony internetowej 30 dni później z wypełniaczami tekstów Lorem Ipsum.
Czekamy – zgodnie z umową 5 dni roboczych na Feedback klienta.
3. Pan Tomasz nie odzywa się – po 10 dniach kontaktujemy się z klientem telefonicznie.
4. Klient informuje nas, że projekt generalnie jest OK, ale nie podobają mu się wypełniacze tekstów – na prośbę o dostarczenie materiałów i poprawek informuje, że zajmie się tym w ciągu kilku najbliższych dni.
5. Czas realizacji projektu w umowie (standardowo 60 dni) kończy się – nadal nie posiadamy materiałów od Klienta. Wzywamy do odbioru projektu i wystawiamy fakturę na drugą część zamówienia.
6. Pan Tomasz oddzwania wściekły, że żądamy pieniędzy za swoją pracę, a nie ma wykonanej strony internetowej. Obiecuje kolejny raz, że dośle materiały.
7. Informujemy zwrotnie, że wprowadzimy materiały w ciągu kolejnych 180 dni bezpłatnie – i bez dodatkowych opłat – natomiast cały czas wymagamy wpłaty drugiej części wynagrodzenia z chwilą uruchomienia dodatkowego terminu.
Do współpracy podchodzimy partnersko, ale… ????
Wysoka jakość naszych stron internetowych, odpowiednia komunikacja z Klientem i profesjonalna kreatywność naszych designerów to zasługa płynności finansowej firmy i prężnie działającej sprzedaży.
To wymusza na nas rezerwowanie slotów czasowych na realizację danego klienta. W momencie – kiedy z winy Klienta dochodzi do opóźnień – aby utrzymać rozwój firmy zabieramy się za realizację projektu następnego w kolejce, a opóźniona realizacja otrzymuje status zamkniętej warunkowo.
To znaczy – wymagamy od Klienta opłaty całości zamówienia, ale zawieramy aneks do wiążącej nas umowy o wprowadzenie bezpłatnie poprawek, treści w wydłużonym terminie. Z doświadczenia jednak wiemy, że konieczność opłaty drugiej części zamówienia na tyle mobilizuje Klienta, że treści i poprawki przychodzą całkiem szybko. Najdłuższy proces realizacji projektu zamyka się w ciągu 180 dni.
Wprowadzenie poprawek i publikacja – to już koniec! ????
Po wprowadzeniu poprawek i materiałów następuje publikacja strony internetowej. Wysyłamy archiwum strony internetowej wraz z bazą danych. Zachęcamy do zatrzymania w/w materiałów na Państwa dysku. Jest to dodatkowe zabezpieczenie w przypadku poważnej awarii serwera. Obecnie – strony budowane przez nas posiadają system auto-update – w przypadku CMS WordPress nie powinno być problemu z aktualizacją wtyczek i motywu. Powinno to następować samoczynnie.
Publikacja strony internetowej nie powinna zająć dłużej niż 48 godzin od rozliczenia projektu / akceptacji na publikację.
Uwaga! W przypadku, gdy udostępniamy stronę na wykupionej domenie przez infoBrand (serwer i domena .pl na 12 miesięcy w cenie strony) – publikacji dokonujemy sami.
W przypadku, kiedy Klient chce udostępnić nową stronę na swojej domenie i serwerze – potrzebujemy danych dostępowych do domeny i panelu hostingowego (login, hasło). Jeśli nie ma możliwości podania w/w danych, potrzebujemy danych takich jak:
- nazwa serwera FTP
- login FTP
- hasło FTP
- nazwę bazy danych MySql
- nazwę użytkownika MySql
- hasło użytkownika MySql
- port bazy danych MySql
- host bazy danych
- dostęp do PHPmyadmin
